Elektronická spisová služba pro malé obce a jejich organizace
Od ledna 2027 musí obce vést spisovou službu elektronicky. Připravíme vás na to v klidu.
Spisovka je řešení od Scio, které vaši obec dostane do souladu se zákonem. Zvládne ji i ten, kdo spisovou službu nikdy nedělal. Bez úřednické složitosti a bez stresu na poslední chvíli.
Od Scio. Přes 30 let ve vzdělávání.
Týká se to vaší obce nebo organizace?
Spisovka je pro malé obce a jejich organizace, na které dopadá povinnost vést spisovou službu elektronicky.
-
Obce I. typu
Většina malých obcí. Poznáte je tak, že nemají stavební ani matriční úřad.
-
Organizační složky obcí
Organizační složky zřízené těmito obcemi.
-
Příspěvkové a jiné organizace
Knihovny, muzea, kulturní domy, technické a sociální služby zřízené obcí.
Máte stavební nebo matriční úřad, jste obec s rozšířenou působností nebo kraj? Pak pro vás Spisovka zatím není určená. Když si nejste jistí, napište nám a pomůžeme vám se zařadit.
Co spisová služba udělá s každým dokumentem
Ať dorazí datovkou, e-mailem nebo na papíře, projde jednou evidencí: dostane jednací číslo, vyřídí se, uloží do spisu a po uplynutí lhůty se skartuje nebo archivuje. U každého dokumentu zůstává záznam, kdo s ním kdy co udělal.
Jak to je s povinností
Spisovou službu vede každá obec odjakživa. Nové je, že od 1. ledna 2027 ji musíte vést elektronicky, v systému, který splňuje takzvaný Národní standard. To jsou technická pravidla, která má systém plnit.
- Termín1. 1. 2027
- Koho se týkáObce I. typu a jejich organizace
- FormaElektronicky
Co to pro vás v praxi znamená
Všechny dokumenty na jednom místě.
Datovka, e-mailová podatelna i papír v jedné evidenci. Konec roztříštěnosti mezi e-maily, disky a šuplíky.
Soulad se zákonem a klid při kontrole.
Evidence, podpisy, skartace i auditní stopa podle zákona a GDPR. Kontrolu u obcí provádí státní oblastní archiv.
Zvládne to i člověk, co spisovku nikdy nedělal.
Navrženo pro malou obec, ne pro velký úřad. Srozumitelné kroky místo úřednického žargonu.
Připravíte se v klidu a včas.
Zavedení a školení proběhne na podzim 2026. V lednu 2027 máte hotovo a zaběhnuto.
Proč Spisovka
Je navržená tak, aby ji zvládla i nejmenší obec nebo knihovna, kde je na všechno jeden nebo dva lidé. Stejné řešení používá i 28 vlastních škol Scio, které mají stejnou povinnost jako vy.
Jednoduchá.
Srozumitelné prostředí pro běžnou práci obce nebo organizace, ne nástroj pro velký úřad.
V souladu se zákonem.
Splní zákon i Národní standard, včetně skartace a auditní stopy.
Včas a správně.
Pomůžeme vám spisovou službu zavést na podzim 2026, abyste měli v lednu 2027 vše na správném místě.
Nezůstanete na to sami.
Návody vás provedou krok za krokem. A když si nebudete vědět rady, každý pracovní den vám poradíme po telefonu.
Férová a transparentní cena
10 000 Kč ročně za subjekt
V ceně je zavedení, metodika i telefonická podpora. Žádné skryté poplatky, žádná „cena na poptávku".
Jak to s vámi proběhne
Přechod nemusí být skok do neznáma. Provedeme vás jím krok za krokem, tempem, které vám sedí.
-
Teď
Vyjádříte zájem
Ozveme se vám a domluvíme postup vhodný pro vaši obec nebo organizaci.
-
Podzim 2026
Zavedení a školení
Dostanete vzorový spisový a skartační plán, návod ke směrnici a zaškolíme vás do systému.
-
Konec podzimu 2026
Pracujete nanečisto
Spisovka běží a vy si na reálných dokumentech vyzkoušíte příjem pošty i datovku.
-
1. 1. 2027 – zákonný termín
Ostrý provoz
Vedete spisovou službu elektronicky a v souladu se zákonem.
Proč nám věřit
Scio působí ve vzdělávání přes 30 let. Spisovku používá 28 vlastních školských zařízení, která mají stejnou povinnost jako vy.
- let praxe
- 30+
- vlastních školských zařízení
- 28
- telefonická podpora
- po–pá
Kontakt použijeme jen k tomu, abychom vás informovali o Spisovce. Více v Zásadách zpracování osobních údajů.
Časté dotazy
Jak poznám, že jsme obec I. typu?
Většina malých obcí jsou obce I. typu. Poznáte to tak, že nemáte stavební ani matriční úřad. Pokud je máte, platí pro vás přísnější pravidla velkých úřadů a Spisovka pro vás zatím není určená. Nejste si jistí? Napište nám, pomůžeme vám se zařadit.
Musí naše obec vést spisovou službu elektronicky?
Ano. Vést ji musíte dlouhodobě, ale od 1. ledna 2027 elektronicky, v systému podle Národního standardu. Možnost volby papír, nebo elektronicky končí 31. prosince 2026 a týká se i malých obcí a jejich organizací. A když na elektronické vedení teprve přecházíte, provedeme vás tím.
Musíme mít atestovaný systém?
Ne. Atestace je oficiální certifikace systému a potřebují ji jen velké úřady, třeba obce s rozšířenou působností a kraje. Malé obce a jejich organizace ji nepotřebují. Systém ale musí splňovat zákon i Národní standard, což Spisovka plní.
Týká se to i naší knihovny, muzea nebo technických služeb?
Ano. Organizace zřízená obcí má stejnou povinnost vést spisovou službu jako obec sama. Pokud vás zřídila obec I. typu, platí pro vás stejná pravidla jako pro ni.
Odkdy můžeme Spisovku používat?
Zavedení a školení proběhne během podzimu 2026. Od ledna 2027 jedete ostrý provoz, takže v den, kdy vám povinnost vznikne, už v ní umíte pracovat.
Kolik to bude stát?
10 000 Kč ročně za subjekt. V ceně je zavedení, metodika i podpora, žádné skryté poplatky. Teď nic neplatíte, stačí dát vědět, že máte zájem.
Co když si nebudeme vědět rady?
Nezůstanete na to sami. Provedou vás návody a v pracovní dny se dovoláte na podporu. Spisovka je navržená tak, aby ji zvládl i ten, kdo spisovou službu nikdy nedělal.
Co když k nám přijde kontrola?
Kontrolu spisové služby u obcí provádí příslušný státní oblastní archiv. Spisovka u každého dokumentu vede záznam, kdo s ním kdy co udělal (auditní stopu), a evidence, lhůty i skartace odpovídají Národnímu standardu.
Kde budou naše data?
V zabezpečeném cloudu v EU. Data jsou šifrovaná, přístup mají jen pověřené osoby vašeho subjektu a evidence splňuje požadavky GDPR.
Co máme dělat teď?
Nechte nám kontakt. Zbytkem vás provedeme.